VRIJWILLIGERSSYSTEEM 
Vanaf januari 2023 werkt FC Klazienaveen met een vrijwilligersysteem. Door een teruglopend vrijwilligersaantal en daaruit voortvloeiend oplopende kosten (o.a. door uitbesteding van acties) is er besloten onderzoek te verrichten naar de invoering van een vrijwilligerssysteem.
Op de Algemene Ledenvergadering van oktober 2021 is een eerste opzet richting haar leden gedeeld. Op de Algemene Ledenvergadering van november 2022 is het systeem gepresenteerd en goedgekeurd bevonden door de aanwezige leden.
Doel systeem:
- Vergroten vrijwilligersbestand
- Verkleinen werkdruk op huidige vrijwilligersbestand
- Verlagen kosten die extra ontstaan (zijn) door vrijwilligerstekort
HANDLEIDING VRIJWILLIGERSSYSTEEM FC KLAZIENAVEEN
De handleiding onderaan de pagina legt uit hoe jij je kunt aanmelden voor vrijwilligerswerk via de Voetbal.nl app en hoe jij jezelf kunt inplannen voor bepaalde taken. Ook het ruilen van taken laten we zien.
Installeer de Voetbal.nl app via de Playstore (Android-telefoon of tablet zoals bijvoorbeeld Samsung) of via de App Store (Apple als IPhone of IPad) en log in met jouw emailadres dat bij FC Klazienaveen bekend is.
Onderstaand stappenplan is een verkorte weergave van de handleiding:
- Elk spelend lid, ongeacht de leeftijd, moet jaarlijks 8 vrijwilligerspunten behalen
- Één punt staat niet persé voor één uur vrijwilligerswerk: er is een diversiteit aan taken, inclusief de belasting horende bij deze taken. Zo zijn de kantinediensten bijvoorbeeld varierend van 4 t/m 8 punten, geldt voor het geven van een training, het vlaggen van een wedstrijd of scheidsrechter/spelbegeleider zijn voor 2 punten.
- Elke taak krijgt vooraf een puntenaantal toegekend, variërend van 1 tot en met 8 punten.
- Het vrijwilligerssysteem werkt via de Voetbal.nl-app. Deze app is gekoppeld aan Sportlink, het administratiesysteem qua voetbal van FCK.
- De Voetbal.nl-app werkt alleen met een emailadres dat bekend is bij FCK. Is het mailadres gewijzigd, dan dient het desbetreffende lid dit zelf aan FCK door te geven
- Inschrijven voor een vrijwilligerstaak gaan enkel en alleen via de Voetbal.nl-app.
- Bij inschrijving wordt aanwezigheid verwacht. Mocht het lid niet op komen dagen of te laat afzeggen, zonder legitieme reden, dan volgt er automatisch een bijtelling van 2 extra te behalen vrijwilligerspunten.
- Voor leden tot en met 15 jaar ligt de vrijwilligerstaak bij zijn/haar ouder(s)/verzorger(s). Vanaf 16 jaar of ouder is het lid zelf verantwoordelijk voor uitvoering van de vrijwilligerstaak
- Mocht er geen vrijwilligerstaak uitgevoerd kunnen/willen worden, dan kan deze worden afgekocht. Kosten voor afkopen bedraagt €50,-. Afkopen geschied door te mailen naar de vrijwilligerscoordinator via het bekende mailadres.
- Mochten er aan het einde van het seizoen geen 8 vrijwilligerspunten zijn behaald, dan wordt dit automatisch omgezet naar het afkopen van de vrijwilligerstaak (voor het gehele bedrag). Mochten er meerdere punten toegevoegd zijn, bijvoorbeeld door het niet op komen dagen voor een taak, dan komen deze bovenop de kosten a €50,-. Elk ‘extra’ punt is €6,25.
- Alle huidige trainers, leiders, vaste vrijwilligers (rondom een elftal of binnen de club), ereleden, leden van verdienste en bestuursleden zijn vrijgesteld van het vrijwilligerssysteem. Ook steunende leden worden niet meegenomen in het systeem. Incidentele taken rondom een elftal worden niet als vrijwilligerstaak gezien maar als onderdeel van de teamsport ‘voetbal’. Denk hierbij aan vervoer naar een uitwedstrijd.
- Alle bovengenoemde leden worden vooraf (augustus-september) in de werkset ‘vrijwilliger’ toegevoegd binnen Sportlink, zodat ze automatisch uitgesloten worden. Deze krijgen binnen Voetbal.nl de status ‘vrijgesteld’. Overgebleven leden binnen Sportlink vallen daarna binnen het vrijwilligerssysteem en krijgen toegang tot het vrijwilligersgedeelte binnen Voetbal.nl. Ook voor uitgesloten leden is het alsnog mogelijk om een extra vrijwilligerstaak uit te voeren. Hier zijn dan echter geen punten aan verbonden.
- Alleen het bestuur en/of de vrijwilligerscoordinator bepalen de volledigheid van de vrijwilligerstaak. Zodoende kunnen er specifieke afspraken met leden gemaakt worden.
- Aan het einde van het seizoen wordt er door bestuur, vrijwilligerscoordinator en jeugdcoordinatoren gekeken of de lijst van te incasseren vrijwilligersbijdragen correct is. Zodoende wordt er gewerkt met een ‘meer-ogenprincipe’, waarbij het foutpercentage minimaal blijft.
- Inning van de vrijwilligersbijdrage geschiedt middels automatische incasso. Er hoeft geen extra incassocontract opgesteld te worden, aangezien deze incasso valt onder ‘contributie’ en technisch gezien kan worden als contributieverhoging. Leden die normaliter via bank/kas betalen, worden separaat aangeschreven
- Bij uitblijven van betaling volgt er een 1e, 2e en 3e Vanaf de 3e herinnering worden er 10% administratiekosten in rekening gebracht. Ook wordt vanaf de 3e herinnering de speelgerechtigdheid van het lid ingetrokken en mag er niet meer gevoetbald en getraind worden. Binnen Sportlink zal er dan een zogenoemde ‘financiële blokkade’ opgelegd worden. De blokkade wordt opgeheven wanneer de betaling is ontvangen. Deze werkwijze sluit aan bij de reguliere contributie-incassering.
- De rol van de vrijwilligerscoordinator wordt jaarlijks in de periode september – november geëvalueerd door het bestuur.
JUISTE MAILADRES?
Het is belangrijk om te weten dat al het vrijwilligerswerk wordt geregistreerd aan de hand van het spelend lid. Voor leden onder de 16 jaar is het belangrijk dat het emailadres van één van de ouder(s)/verzorger(s) geregistreerd staat. In de meeste gevallen zal dat nu al zo zijn. Als dat niet zo is dan verzoeken wij jou om dat aan te passen. Het is namelijk je eigen verantwoordelijkheid om het mailadres bekend bij de vereniging up-to-date te hebben. Graag wijzigingen in mailadressen doorgeven aan onze ledenadministratie via info@fcklazienaveen.nl